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RNCP35039 Inactive · Niveau 4

Secrétaire assistant

Certificateur · MINISTERE DES ARMEES

L'essentiel

Nomenclature du niveau de qualification
Niveau 4
Date d'échéance de l'enregistrement
16-06-2025

Certificateur(s)

Nom légalSIRETSite
MINISTERE DES ARMEES 11009001600053 —
MINISTERE DES ARMEES 11009001600046 —

Partenaires habilités

1 organisme habilité, d'après la liste publiée par France compétences : 1 à former et organiser l'évaluation.

OrganismeSIRETHabilitation
école des fourriers de Querqueville (EFQ) — Former et organiser l'évaluation

Résumé de la certification

Objectifs et contexte

La certification professionnelle répond au besoin des Armées de personnel qualifié dans le domaine du secrétariat en perpétuelle évolution, notamment en raison de l’arrivée fréquente de nouvelles technologies.

Elle permet donc d’accroître l’employabilité au sein du ministère mais également sur le marché du travail civil. En effet, les offres d'emploi sont nombreuses et la filière secrétariat est en très bonne position parmi les métiers recrutant avec le niveau d'un baccalauréat ou une CP de même niveau.

Activités visées

Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes :
Gestion des agendas
Participation à l'organisation des activités
Enregistrement et traitement de données
Exploitation des flux d'informations
Management de l'information
Entretien d'un réseau de contacts
Accueil et orientation des interlocuteurs
Information des interlocuteurs

Compétences attestées

Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat
Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…) ;
Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda ;
Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités ;
Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ;
Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;
Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés ;
Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;
Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes…) ;
Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs ;
Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision ;
Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;
Archiver les documents de façon partagée.
Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat
Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde
Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat
Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine ;
Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication ;
Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse
Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;
Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.

Blocs de compétences · 3

RNCP35039BC01
Organiser les activités d'un secrétariat
Compétences visées
Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…)
Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda
Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités
Suivre les échéanciers en vue de respecter
les délais
Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie
Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés
Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie
Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes,…)
Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs
Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision
Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques
Archiver les documents de façon partagée
Modalités d'évaluation
Par la voie de la formation avec des mises en situation simulées : prise de notes, rédaction de compte rendu de réunion sur un support informatique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : optimisation des calculs à l’aide de formules adéquates, réalisation de graphiques et insertion de dessin sur un graphique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
RNCP35039BC02
Traiter les flux d'informations dans un secrétariat
Compétences visées
Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
Relever le courrier (écrit et électronique) arrivé via chaque source de réception et selon la périodicité adaptée
Enregistrer le courrier arrivé conformément à la procédure en vigueur
Analyser le courrier arrivé en fonction des destinataires et des priorités identifiés dans le respect des délais
Attribuer ou proposer une attribution du courrier rationnelle
Assurer le suivi de la diffusion
Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
Dactylographier les documents adéquats en appliquant la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance administrative
Vérifier la conformité du courrier départ avant expédition
Enregistrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur
Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
Conditionner le courrier départ
Exploiter de manière optimale un carnet d’adresses
Assurer le suivi du courrier envoyéstrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur
Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde :
en mettant à jour la documentation des règles d’archivage et de sauvegarde selon les consignes
en sauvegardant/archivant
en proposant la rationalisation de l’archivage et de la sauvegarde le cas échéant
Tenir à jour la documentation relative au classement et à l’archivage en se tenant régulièrement informé des évolutions réglementaires
Modalités d'évaluation
Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : à l’aide des documents d’organisation d’un organisme (organigramme, fonctions des chefs de service, rôle et missions des entités de l’organisme), attribuer le courrier « arrivée » en fonction de l’objet, du sujet traité et/ou de l’urgence de l’action à effectuer Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : Élaboration de document sur le logiciel de traitement de texte adéquat : - dactylographier un texte sans notion de vitesse - dactylographier un texte sous contrainte de temps ET/OU - élaboration de documents de correspondance - élaboration d'un rapport complexe à l'aide d'un logiciel de traitement de texte - impression, signature et enregistrement des documents Élaboration et conditionnement d’un document classifié « confidentiel défense » à l’aide d’un logiciel de traitement de texte Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : études de cas portant sur la réglementation applicable dans l'institution à la gestion des archives, et sur la hiérarchie des textes Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée
RNCP35039BC03
Mener les activités de communication d'un secrétariat
Compétences visées
Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine
Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication
Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse
Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité
Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.
Modalités d'évaluation
Par la voie de la formation : cas pratique relatif à l’entretien de la base de données concernant le portefeuille de contacts Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des cas pratiques relatifs : - à la prise en charge téléphonique ou en présentiel d’un interlocuteur - au traitement de la demande, recherche et communication de la réponse Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : cas pratique relatif au traitement de la demande, à la recherche et à la communication de la réponse Par la voie de la VAE : étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée

Secteur d'activité et type d'emploi

Secteurs d'activités

Au sein du ministère des Armées le secrétaire assistant est employé dans tout type de structure administrative : service de secrétariat général, secrétariat particulier. Les fonctions sont exercées en échelon central ou dans les unités en région ; en métropole ou en outre-mer ou à l’étranger. Dans le secteur civil ses compétences transverses lui ouvrent l’accès à toute branche d’activité et tout type d’entreprise disposant de secrétariats administratifs : secteurs public, privé, associatif.

Types d'emplois accessibles

Au sein des Armées : agent de secrétariat, assistant d’administration, assistant de direction.

Au sein du secteur civil : secrétaire assistant, chargé d'accueil.

Métiers visés (ROME)

Références juridiques des réglementations d'activité

La possession de la certification professionnelle de "secrétaire assistant(e)" inscrite dans le RNCP
ne permet pas à elle seule d’exercer au sein du ministère des armées le métier qu’elle vise : le statut de personnel militaire ou civil des Armées est exigé.

Tensions de recrutement · DARES 2024

Niveau de tension : Modérée (3/5)

Principaux facteurs : Non-attractivité salariale.

2 288 € salaire médian (mensuel)
Mesuré au niveau de la famille professionnelle : Secrétaires bureautiques et assimilés, Secrétaires de direction et Cadres administratifs, comptables et financiers (hors juristes) (nomenclature FAP). Ces familles ne sont pas au même niveau de tension (de 2 à 5 sur 5) : le niveau affiché est une moyenne pondérée par l'emploi, à ne pas attribuer à chacune d'elles.
  • L0X60 — Secrétaires bureautiques et assimilés tension 2/5 (Faible)
  • L3X80 — Secrétaires de direction tension 5/5 (Très élevée)
  • L5X90 — Cadres administratifs, comptables et financiers (hors juristes) tension 3/5 (Modérée)

Indicateur de tension sur le marché du travail 2024 — DARES / France Travail. Les indicateurs sont publiés par famille professionnelle (FAP), pas par métier ROME : ils couvrent l'ensemble des métiers de ces familles.

Marché du travail · BMO 2026

38 238 projets de recrutement
30 % jugés difficiles à recruter
8 % emplois saisonniers
Mesuré au niveau de la famille professionnelle : Secrétaires bureautiques et assimilés, Secrétaires de direction et Cadres administratifs, comptables et financiers (hors juristes) (nomenclature FAP).
  • L0X60 — Secrétaires bureautiques et assimilés
  • L3X80 — Secrétaires de direction
  • L5X90 — Cadres administratifs, comptables et financiers (hors juristes)

Enquête Besoins en Main d'Œuvre (BMO) 2026 — France Travail (open data), cumul national. Les indicateurs sont publiés par famille professionnelle (FAP), pas par métier ROME : ils couvrent l'ensemble des métiers de ces familles.

Voie d'accès à la certification

Voie d'accèsOuverte
Formation initiale Non
Formation continue Oui
Apprentissage Non
Contrat de professionnalisation Non
Candidature individuelle Non
VAE Oui
Prérequis à l'entrée
Les prérequis à la validation des compétences (hors VAE) sont l'admission et le succès à la formation de spécialité de 1er niveau du domaine administration, filière administration et secrétariat (FS1 ADM/AES), pendant la période définie qui permet de garantir que les compétences développées sont celles dans les référentiels.
Composition du jury — Formation continue
- Président : le directeur de l’école des Fourriers de Querqueville ou son représentant - directeur de l’enseignement ou son représentant - le chef du département - le responsable de la formation - l’instructeur principal du cours - les responsables « matières » concernées
Composition du jury — VAE
- Président : le directeur de l’école des Fourriers de Querqueville ou son représentant - deux membres du « collège professionnels » - deux membres du « collège formateurs »

Liens avec d'autres certifications

Anciennes versions

Nouvelle(s) certification(s)

Base légale

Date d'échéance16-06-2025

Pour plus d'informations · Statistiques

AnnéeCertifiésInsertion 6 moisMétier visé 2 ans
2017 37 100 % 100 %
2016 18 100 % 100 %
Télécharger (PDF) MD