RNCP41308
Active
· Niveau 6
Office manager
Certificateur · HAUTES ETUDES APPLIQUEES DU DROIT (HEAD)
L'essentiel
Nomenclature du niveau de qualification
Niveau 6
Code(s) NSF
Date d'échéance de l'enregistrement
24-09-2028
Certificateur(s)
Nom légalSIRETSite
Partenaires habilités
45 organismes habilités, d'après la liste publiée par France compétences : 45 à former et organiser l'évaluation.
OrganismeSIRETHabilitation
ALTEA FORMATION
43780876900040
Former et organiser l'évaluation
ALTERNANCE ALSACE
88803859300032
Former et organiser l'évaluation
ALTERNANCE ALSACE
88803859300040
Former et organiser l'évaluation
ALTERNANCE PICARDIE
90262252100042
Former et organiser l'évaluation
ALTERNANCE VAL D'OISE
91189064800031
Former et organiser l'évaluation
ALTERNANCIA
87772950900019
Former et organiser l'évaluation
ALTERNANCIA
87772950900076
Former et organiser l'évaluation
ALTERNANCIA
87772950900084
Former et organiser l'évaluation
A.MI.PY
51526372100034
Former et organiser l'évaluation
A.MI.PY
51526372100059
Former et organiser l'évaluation
Voir les 45 partenaires habilités →
Résumé de la certification
Objectifs et contexte
Le métier d’Office Manager est apparu en France dans les années 2000 et il a considérablement transformé l’organisation interne des cabinets d’avocats et des entreprises. Aujourd’hui, cette profession se développe également au sein d’associations et d’entreprises, quelles que soient leur taille et leur maturité, mais aussi au sein de start-up. Quelle que soit la structure dans laquelle il exerce, l’office manager doit faire face à des défis complexes : veiller à l’évolution constante de la législation, s’adapter à la révolution digitale et accompagner sa structure face aux changements qu’elle induit.
Activités visées
Gestion administrative au quotidien contribuant au bon fonctionnement des services: organisation de plannings et tenue des agendas, gestion des déplacements, administration des appels, des courriers et de l'accueil .
Gestion des équipements de la structure ou du bâtiment, et des espaces de travail.
Organisation et optimisation des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires.
Suivi de la facturation et des paiements internes et externes.
Contribution à l’élaboration du budget prévisionnel et à son contrôle.
Gestion administrative du personnel au quotidien dans le respect du cadre règlementaire .
Recrutement et intégration des collaborateurs dans le cadre d’une démarche inclusive.
Animation et motivation des équipes.
Planification et mise en œuvre du plan de communication interne et externe .
Gestion de projet et accompagnement du changement au sein de la structure.
Compétences attestées
Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes à l’aide des outils en vigueur dans l’entreprise, et en préparant les documents et les informations nécessaires pour chaque engagement, afin d’assurer la coordination optimale des activités de la structure et l'optimisation de ses ressources au quotidien.
Gérer le système d’accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs en leur fournissant les informations pertinentes et en les orientant vers les interlocuteurs appropriés afin de renforcer l'image positive de la structure.
Conduire les appels téléphoniques entrants et sortants ainsi que le traitement du courrier postal et électronique (tri, distribution, suivi des correspondances), afin d'assurer une transmission fluide des informations au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.
Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment ainsi que des espaces de travail en anticipant les besoins matériels liés aux activités des services pour assurer un environnement de travail efficace et fonctionnel.
Veiller à la mise en place et au respect des procédures d’entretien, de circulation et d’évacuation des locaux en s’appuyant sur les documents en vigueur dans l'entreprise (ex : document unique, procédures de secours …)
et sur une veille règlementaire pour garantir la sécurité des locaux et de ses utilisateurs.
Sélectionner ou renouveler les prestataires de l’organisation en rédigeant un cahier des charges et en lançant des appels d’offre pour répondre aux besoins économiques ou environnementaux des collaborateurs et de la structure dans une démarche RSE.
Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires en s’appuyant sur une lecture économique et juridique des clauses des contrats afin d’améliorer la qualité des services des prestataires tout en optimisant les coûts des prestations réalisées.
Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseurs et des prestataires en utilisant les outils digitaux adaptés et en se conformant au budget des services généraux et aux contrats signés par les prestataires pour anticiper la bonne tenue de la comptabilité.
Assurer l’interface entre l’expert-comptable ou le service comptable et les interlocuteurs internes et externes d’un service ou d’une organisation en s’appuyant sur des outils spécifiques et des logiciels comptables afin de permettre la transmission des informations et la réalisation des formalités administratives, financières et fiscales.
Participer à l’élaboration des budgets prévisionnels en identifiant les dépenses et les recettes des différents services en s’appuyant sur des logiciels comptables ou autres outils numériques ainsi que sur les rapports d’activités afin d’accompagner la direction dans sa prise de décision concernant la gestion de sa trésorerie et l'optimisation de ses dépenses dans une optique de développement de la structure.
Assurer le suivi et le contrôle des budgets en lien avec l'expert-comptable ou avec le service comptabilité en analysant les écarts budgétaires de chaque service afin de réaliser un reporting financier auprès de la direction.
Accompagner les entrées et les sorties des collaborateurs en respectant les formalités administratives obligatoires afin de permettre la rédaction des contrats et assurer la traçabilité et l’archivage des dossiers.
Assurer la gestion quotidienne du personnel (congés payés, absences, visites médicales, tickets restaurants…) dans le respect de la réglementation sociale
et la convention collective en vigueur afin de limiter les risques de contestation et garantir la sécurité de tous.
Mettre en œuvre les différentes étapes du processus d’embauche des équipes salariales (fiches de poste, diffusion des offres, sélection des CV, réalisation d’entretiens…) en lien avec la direction en respectant les règles du droit du travail et le principe de non-discrimination pour répondre au plan de recrutement décidé par la direction.
Organiser la bonne intégration des nouveaux collaborateurs au sein des équipes en respectant un process d’accueil établi en lien avec la direction afin d’assurer une prise en main efficace des postes et le bien-être au travail des nouveaux entrants.
Planifier la formation des équipes en favorisant la montée en compétences des collaborateurs en lien avec la direction dans une démarche qualité et inclusion pour assurer la gestion des carrières et maintenir l’employabilité des collaborateurs.
Organiser les évènements de cohésion des équipes pluridisciplinaires en s’appuyant sur les valeurs de la structure afin de développer la motivation des collaborateurs et la culture d’entreprise.
Diffuser des informations pertinentes à destination des collaborateurs de la structure en s’appuyant sur des outils digitaux afin de partager la stratégie implémentée par la direction et de soutenir le développement de l’organisation.
Organiser un plan de communication externe et un calendrier de contenu sur les réseaux sociaux en sélectionnant les supports et médias adaptés au public cible et en respectant les valeurs de la structure afin de développer la notoriété de l’organisation.
Coordonner les projets transversaux internes en apportant son concours aux différents services de la structure et en créant du lien entre les équipes et la direction pour faciliter la prise en main de nouvelles procédures ou nouveaux outils.
Optimiser l’accès et l’utilisation du système d’information et des technologies de la structure par les collaborateurs en s’appuyant sur la politique de transformation digitale définie par la Direction en l’adaptant à la nature fonctionnelle de l’organisation pour favoriser la productivité des équipes dans le respect d’une démarche de RSE.
Appliquer et faire appliquer par les collaborateurs de l’entreprise une politique de protection des données personnelles en s’appuyant sur la réglementation RGPD en vigueur et sur des outils digitaux utilisés au sein de la structure afin de sécuriser les relations commerciales de l’entreprise tout en garantissant la confidentialité des informations personnelles.
Blocs de compétences · 4
RNCP41308BC01
Piloter l’organisation administrative et la logistique des services généraux
Compétences visées
Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes à l’aide des outils en vigueur dans l’entreprise, et en préparant les documents et les informations nécessaires pour chaque engagement, afin d’assurer la coordination optimale des activités de la structure et l'optimisation de ses ressources au quotidien.
Gérer le système d’accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs en leur fournissant les informations pertinentes et en les orientant vers les interlocuteurs appropriés afin de renforcer l'image positive de la structure.
Conduire les appels téléphoniques entrants et sortants ainsi que le traitement du courrier postal et électronique (tri, distribution, suivi des correspondances), afin d'assurer une transmission fluide des informations au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.
Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment ainsi que des espaces de travail en anticipant les besoins matériels liés aux activités des services pour assurer un environnement de travail efficace et fonctionnel.
Veiller à la mise en place et au respect des procédures d’entretien, de circulation et d’évacuation des locaux en s’appuyant sur les documents en vigueur dans l'entreprise (ex : document unique, procédures de secours …)
et sur une veille règlementaire pour garantir la sécurité des locaux et de ses utilisateurs.
Sélectionner ou renouveler les prestataires de l’organisation en rédigeant un cahier des charges et en lançant des appels d’offre pour répondre aux besoins économiques ou environnementaux des collaborateurs et de la structure dans une démarche RSE.
Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires en s’appuyant sur une lecture économique et juridique des clauses des contrats afin d’améliorer la qualité des services des prestataires tout en optimisant les coûts des prestations réalisées.
Modalités d'évaluation
Épreuve écrite sous forme d’une étude de cas.
RNCP41308BC02
Coordonner la gestion budgétaire et financière de la structure
Compétences visées
Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseurs et des prestataires en utilisant les outils digitaux adaptés et en se conformant au budget des services généraux et aux contrats signés par les prestataires pour anticiper la bonne tenue de la comptabilité.
Assurer l’interface entre l’expert-comptable ou le service comptable et les interlocuteurs internes et externes d’un service ou d’une organisation en s’appuyant sur des outils spécifiques et des logiciels comptables afin de permettre la transmission des informations et la réalisation des formalités administratives, financières et fiscales.
Participer à l’élaboration des budgets prévisionnels en identifiant les dépenses et les recettes des différents services en s’appuyant sur des logiciels comptables ou autres outils numériques ainsi que sur les rapports d’activités afin d’accompagner la direction dans sa prise de décision concernant la gestion de sa trésorerie et l'optimisation de ses dépenses dans une optique de développement de la structure.
Assurer le suivi et le contrôle des budgets en lien avec l'expert-comptable ou avec le service comptabilité en analysant les écarts budgétaires de chaque service afin de réaliser un reporting financier auprès de la direction.
Modalités d'évaluation
Épreuve écrite sous forme de cas pratique .
RNCP41308BC03
Contribuer à la gestion et au développement des ressources humaines dans une structure
Compétences visées
Accompagner les entrées et les sorties des collaborateurs en respectant les formalités administratives obligatoires afin de permettre la rédaction des contrats et assurer la traçabilité et l’archivage des dossiers.
Assurer la gestion quotidienne du personnel (congés payés, absences, visites médicales, tickets restaurants…) dans le respect de la réglementation sociale
et la convention collective en vigueur afin de limiter les risques de contestation et garantir la sécurité de tous.
Mettre en œuvre les différentes étapes du processus d’embauche des équipes salariales (fiches de poste, diffusion des offres, sélection des CV, réalisation d’entretiens…) en lien avec la direction en respectant les règles du droit du travail et le principe de non-discrimination pour répondre au plan de recrutement décidé par la direction.
Organiser la bonne intégration des nouveaux collaborateurs au sein des équipes en respectant un process d’accueil établi en lien avec la direction afin d’assurer une prise en main efficace des postes et le bien-être au travail des nouveaux entrants.
Planifier la formation des équipes en favorisant la montée en compétences des collaborateurs en lien avec la direction dans une démarche qualité et inclusion pour assurer la gestion des carrières et maintenir l’employabilité des collaborateurs.
Organiser les évènements de cohésion des équipes pluridisciplinaires en s’appuyant sur les valeurs de la structure afin de développer la motivation des collaborateurs et la culture d’entreprise.
Modalités d'évaluation
Mise en situation professionnelle en 2 parties : Dossier écrit puis entretien oral sur la base de ce dossier avec un jury.
RNCP41308BC04
Optimiser la communication et la gestion de projet au sein de la structure
Compétences visées
Diffuser des informations pertinentes à destination des collaborateurs de la structure en s’appuyant sur des outils digitaux afin de partager la stratégie implémentée par la direction et de soutenir le développement de l’organisation.
Organiser un plan de communication externe et un calendrier de contenu sur les réseaux sociaux en sélectionnant les supports et médias adaptés au public cible et en respectant les valeurs de la structure afin de développer la notoriété de l’organisation.
Coordonner les projets transversaux internes en apportant son concours aux différents services de la structure et en créant du lien entre les équipes et la direction pour faciliter la prise en main de nouvelles procédures ou nouveaux outils.
Optimiser l’accès et l’utilisation du système d’information et des technologies de la structure par les collaborateurs en s’appuyant sur la politique de transformation digitale définie par la Direction en l’adaptant à la nature fonctionnelle de l’organisation pour favoriser la productivité des équipes dans le respect d’une démarche de RSE.
Appliquer et faire appliquer par les collaborateurs de l’entreprise une politique de protection des données personnelles en s’appuyant sur la réglementation RGPD en vigueur et sur des outils digitaux utilisés au sein de la structure afin de sécuriser les relations commerciales de l’entreprise tout en garantissant la confidentialité des informations personnelles.
Modalités d'évaluation
Dossier de pratique professionnelle ou rapport d’expérience avec soutenance.
Secteur d'activité et type d'emploi
Secteurs d'activités
L'Office manager exerce principalement dans le secteur privé ( PME, PMI, startup, banque, assurance, commercial, social, droit ...) et dans le secteur public (administration).
Types d'emplois accessibles
Office managerResponsable administratif et financierResponsable administratifGestionnaire de bureauChargé de gestionAssistant de directionAttaché de direction
Métiers visés (ROME)
Références juridiques des réglementations d'activité
Le métier d'Office manager n'est pas une profession réglementée.
Cependant, l'Office manager travaille en s'appuyant sur les règles publiées par l'autorité publique et met en œuvre dans ses missions quotidiennes.
Il doit être particulièrement attentif à l'évolution de la réglementation pour vérifier la conformité au sein de son entreprise.
Tensions de recrutement · DARES 2024
Niveau de tension : Élevée (4/5) en tension
Principaux facteurs : Manque de main-d'œuvre disponible.
2 607 €
salaire médian (mensuel)
Mesuré au niveau de la famille professionnelle : Agents administratifs, Techniciens et agents de maîtrise des services financiers ou comptables et Cadres administratifs, comptables et financiers (hors juristes) (nomenclature FAP). Ces familles ne sont pas au même niveau de tension (de 1 à 5 sur 5) : le niveau affiché est une moyenne pondérée par l'emploi, à ne pas attribuer à chacune d'elles.
-
L2X61— Agents administratifs tension 1/5 (Très faible) -
L4X81— Techniciens et agents de maîtrise des services financiers ou comptables tension 5/5 (Très élevée) -
L5X90— Cadres administratifs, comptables et financiers (hors juristes) tension 3/5 (Modérée)
Indicateur de tension sur le marché du travail 2024 — DARES / France Travail. Les indicateurs sont publiés par famille professionnelle (FAP), pas par métier ROME : ils couvrent l'ensemble des métiers de ces familles.
Marché du travail · BMO 2026
Toute la France
Île-de-France 11 640
Auvergne-Rhône-Alpes 4 323
Occitanie 2 630
Nouvelle-Aquitaine 2 604
Hauts-de-France 2 434
Provence-Alpes-Côte d'Azur 2 404
Pays de la Loire 2 015
Grand Est 1 960
Bretagne 1 708
Normandie 1 244
Centre-Val de Loire 1 184
Bourgogne-Franche-Comté 1 010
La Réunion 843
Martinique 308
Guadeloupe 303
Mayotte 161
Corse 124
Guyane 94
36 989
projets de recrutement
27 %
jugés difficiles à recruter
9 %
emplois saisonniers
Mesuré au niveau de la famille professionnelle : 4 familles professionnelles (nomenclature FAP).
-
L2X61— Agents administratifs -
L4X81— Techniciens et agents de maîtrise des services financiers ou comptables -
L5X90— Cadres administratifs, comptables et financiers (hors juristes) -
L6X00— Dirigeants de petites et moyennes entreprises de moins de 50 salariés
Enquête Besoins en Main d'Œuvre (BMO) 2026 — France Travail (open data), cumul national. Les indicateurs sont publiés par famille professionnelle (FAP), pas par métier ROME : ils couvrent l'ensemble des métiers de ces familles.
Voie d'accès à la certification
Voie d'accèsOuverte
Formation initiale
Oui
Formation continue
Oui
Apprentissage
Oui
Contrat de professionnalisation
Oui
Candidature individuelle
Non
VAE
Oui
Prérequis à l'entrée
Etre titulaire d’une certification ou d’un diplôme de niveau 5 minimum ; Ou être éligible à la démarche de VAPP et capable de justifier une expérience de 5 ans dans les domaines connexes de l’office manager : assistant de direction, responsable/assistant administratif, gestionnaire, administratif, assistant RH, assistant marketing … Sélection sur dossier et test d'admission.
Composition du jury — Formation initiale, Formation continue, Apprentissage, Contrat de professionnalisation, VAE
Le jury de certification est constitué au moins de : - un membre de l’équipe du certificateur HEAD - deux professionnels du métier (Office manager, secrétaire général…), extérieurs au certificateur
Base légale
Date de décision24-09-2025
Durée de l'enregistrement3 ans
Date d'échéance24-09-2028
Dernière délivrance possible24-09-2032
Pour plus d'informations · Statistiques
AnnéeCertifiésInsertion 6 moisMétier visé 2 ans
2024
5
100 %
—
2021
4
100 %
100 %
2019
5
100 %
100 %
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- Fiche officielle France compétences →
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Où se former
Chargement de l'offre de formation…
Se former en apprentissage
Chargement des formations en apprentissage…
Demande CPF — formations engagées
1
dossiers CPF engagés
3 000 €
montant total engagé
3 000 €
coût moyen par dossier
441 h
durée moyenne
Qui finance ces dossiers (part du montant engagé)
Formations engagées via le CPF — Caisse des Dépôts (open data), tous organismes confondus.